Возможности сортировки данных в Excel списком. Сортировка по нескольким столбцам в Excel Сортировка таблицы эксель
В этой статье я покажу Вам, как в Excel выполнить сортировку данных по нескольким столбцам, по заголовкам столбцов в алфавитном порядке и по значениям в любой строке. Вы также научитесь осуществлять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.
Думаю, всем известно, как выполнить сортировку по столбцу в алфавитном порядке или по возрастанию / убыванию. Это делается одним нажатием кнопки А-Я (A-Z) и Я-А (Z-A) в разделе Редактирование (Editing) на вкладке Главная (Home) либо в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data):
Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны:
Сортировка по нескольким столбцам
Я покажу Вам, как в Excel сортировать данные по двум или более столбцам. Работа инструмента показана на примере Excel 2010 – именно эта версия установлена на моём компьютере. Если Вы работаете в другой версии приложения, никаких затруднений возникнуть не должно, поскольку сортировка в Excel 2007 и Excel 2013 работает практически так же. Разницу можно заметить только в расцветке диалоговых окон и форме кнопок. Итак, приступим…
Сортировать данные по нескольким столбцам в Excel оказалось совсем не сложно, правда? Однако, в диалоговом окне Сортировка (Sort) кроется значительно больше возможностей. Далее в этой статье я покажу, как сортировать по строке, а не по столбцу, и как упорядочить данные на листе в алфавитном порядке по заголовкам столбцов. Вы также научитесь выполнять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.
Сортировка данных в Excel по заголовкам строк и столбцов
Я полагаю, что в 90% случаев сортировка данных в Excel выполняется по значению в одном или нескольких столбцах. Однако, иногда встречаются не такие простые наборы данных, которые нужно упорядочить по строке (горизонтально), то есть изменить порядок столбцов слева направо, основываясь на заголовках столбцов или на значениях в определённой строке.
Вот список фотокамер, предоставленный региональным представителем или скачанный из интернета. Список содержит разнообразные данные о функциях, характеристиках и ценах и выглядит примерно так:
Нам нужно отсортировать этот список фотокамер по наиболее важным для нас параметрам. Для примера первым делом выполним сортировку по названию модели:
В результате сортировки у Вас должно получиться что-то вроде этого:
В рассмотренном нами примере сортировка по заголовкам столбцов не имеет серьёзной практической ценности и сделана только для того, чтобы продемонстрировать Вам, как это работает. Таким же образом мы можем сделать сортировку нашего списка фотокамер по строке, в которой указаны размеры, разрешение, тип сенсора или по любому другому параметру, который сочтём более важным. Сделаем ещё одну сортировку, на этот раз по цене.
Наша задача – повторить описанные выше шаги 1 – 3. Затем на шаге 4 вместо строки 1 выбираем строку 4 , в которой указаны розничные цены (Retail Price). В результате сортировки таблица будет выглядеть вот так:
Обратите внимание, что отсортированы оказались данные не только в выбранной строке. Целые столбцы меняются местами, но данные не перемешиваются. Другими словами, на снимке экрана выше представлен список фотокамер, расставленный в порядке от самых дешёвых до самых дорогих.
Надеюсь, теперь стало ясно, как работает сортировка по строке в Excel. Но что если наши данные должны быть упорядочены не по алфавиту и не по возрастанию / убыванию?
Сортировка в произвольном порядке (по настраиваемому списку)
Если нужно упорядочить данные в каком-то особом порядке (не по алфавиту), то можно воспользоваться встроенными в Excel настраиваемыми списками или создать свой собственный. При помощи встроенных настраиваемых списков Вы можете сортировать, к примеру, дни недели или месяцы в году. Microsoft Excel предлагает два типа таких готовых списков – с сокращёнными и с полными названиями.
Предположим, у нас есть список еженедельных дел по дому, и мы хотим упорядочить их по дню недели или по важности.
Готово! Теперь домашние дела упорядочены по дням недели:
Замечание: Если Вы планируете вносить изменения в эти данные, помните о том, что добавленные новые или изменённые существующие данные не будут отсортированы автоматически. Чтобы повторить сортировку, нажмите кнопку Повторить (Reapply) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data).
Как видите, сортировка данных в Excel по настраиваемому списку – задача вовсе не сложная. Ещё один приём, которому мы должны научиться – сортировка данных по собственному настраиваемому списку.
Сортировка данных по собственному настраиваемому списку
В нашей таблице есть столбец Priority – в нём указаны приоритеты задач. Чтобы упорядочить с его помощью еженедельные задачи от более важных к менее важным, выполним следующие действия.
Повторите шаги 1 и 2 из предыдущего примера. Когда откроется диалоговое окно Списки (Custom Lists), в одноимённом столбце слева нажмите НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST) и заполните нужными значениями поле Элементы списка (List entries). Внимательно введите элементы Вашего списка именно в том порядке, в котором они должны быть расположены в результате сортировки.
Нажмите Добавить (Add), и созданный Вами список будет добавлен к уже существующим. Далее нажмите ОК .
Вот так выглядит наш список домашних дел, упорядоченных по важности:
При сортировке данных в Excel Вы можете столкнуться с необходимостью отсортировать данные одновременно по нескольким столбцам. Вот как раз сегодня я расскажу как это можно сделать.
За пример возьмем таблицу, в которой имеется список продуктов с их стоимостью и сроком годности. Задача - отсортировать продукты в алфавитном порядке и по сроку годности.
Выделяем все ячейки таблицы, к которой мы будем применять сортировку. В нашем случае, можно просто встать на любую ячейку внутри диапазона. Далее на вкладке Главная щелкаем по иконке Сортировка и фильтр и из выпадающего меню выбираем пункт Настраиваемая сортировка .
Откроется окно настройки сортировки. Первым делом нужно убедиться, что стоит галочка Мои данные содержат заголовки . Эта настройка позволяет убрать первую строку из диапазона и не участвовать ей в будущей фильтрации.
Теперь будем добавлять столбцы, по которым будет идти сортировка. Первым, в нашем случае, идет столбец Продукты . В поле Сортировка выставляем Значение и устанавливаем Порядок от А до Я .
Теперь продукты будут сортироваться сначала по первому столбцу и дополнительно по второму. При этом вторая сортировка не оказывает влияние на первую. Таким же образом можно осуществлять сортировку и по большему количеству столбцов.
Кстати, сортировка может также осуществляться и по строкам. Как это сделать я расскажу в следующем уроке.
В двух предыдущих уроках мы удаляли дубликаты. Прочитать об этом можно и . В этом уроке мы будем осуществлять поиск дубликатов .
В этом уроке расскажу как закрепить шапку на каждой странице Excel. Это может понадобиться в том случае, если вы работаете с большими по размеру таблицами. Обычно при их распечатке выходят документы с большим количеством страниц и для того, чтобы было удобно с ними работать, необходимо сохранить шапку таблицы на каждом листе.
В этом уроке расскажу как поставить в начале ячейки знак плюс или ноль перед числом в Excel. Давайте представим ситацию, что вам необходимо ввести в ячейку номер телефона в формате "+7 987...". В обычном состоянии программа Эксель просто удалит этот знак плюс.
Сортировка данных в Excel весьма полезный инструмент, улучшающий восприятие представленной информации. Прежде, чем перейти к разбору интерфейса, разберем порядок сортировки приложения:
- Первыми идут цифры от меньшего к большему;
- Затем идут специальные символы ($, %, * и т.д.);
- За ними следуют знаки препинания;
- Далее начинаются алфавиты, сначала английский, затем русский. Также не учитывается регистр, т.е. заглавные и прописные буквы равны друг другу (А=а).
Для того чтобы выполнить упорядочивание, пройдите на вкладку «Данные» и выберите раздел «Сортировка и фильтр». Для сортировки предназначено 3 значка:
Сортировка по возрастанию (от А до Я), по убыванию (от Я до А) и значок сортировки для задания условий по нескольким столбцам одновременно.
Рассмотрим все пункты подробнее.
Для того чтобы в эксель отсортировать диапазон ячеек, предварительно выделите его, затем кликните по необходимому значку. Учтите, что самая верхняя ячейка в выделенном диапазоне будет воспринята как шапка таблицы, т.е. отсортирована не будет и останется на прежнем месте. Также, если рядом с выделенным диапазоном имеются другие заполненные ячейки, то программой будет выведено следующее окно:
Если Вами будет выбран первый вариант, то строки таблицы сохранят свою целостность. Если второй, то данные вне диапазона сортировки останутся нетронутыми. На рисунках приведены результаты до и после сортировки для двух вариантов.
Исходное состояние:
Установка порядка первого столбца таблицы при выборе первого варианта:
Как видно строки сохранили свою целостность, и имена по-прежнему соответствуют своим фамилиям.
Те же самые действия, но при выборе второго варианта:
Сортировка также произведена по первому столбцу, за исключением того, что второй столбец не сместился относительно отсортированных ячеек.
Выбирайте сразу необходимый диапазон для сортировки, чтобы Excel не предлагал Вам автоматически его расширить. Столбец, с которого Вы начнете выделение диапазона, будет являться столбцом для условий сортировки.
Если возникла необходимость задать порядок по нескольким столбцам, то в этом поможет значок «Сортировка», который уже упоминался. Выделите диапазон, который необходимо упорядочить. В данном случае неважно, с какого столбца он начнет выделяться, т.к. условия и столбцы будут задаваться вручную. Для примера будем использовать следующую таблицу:
Мы специально будем использовать такие данные, чтобы наглядно отобразить, как Excel осуществляет сортировку.
Выделите диапазон нашей таблицы и кликните по значку "Сорировка". Появится следующее окно:
Изначально первый уровень сортировки уже добавлен. В выпадающем списке выберите нужный столбец. В качестве его названия служит верхняя («шапка»).
В следующем выпадающем списке можно выбрать, по каким параметрам сортировать диапазон. Например, если Вы использовали заливку для ячеек или меняли цвет шрифта, то возможно задать порядок по данным параметрам.
Следующий выпадающий список задает порядок: по возрастанию, по убыванию и т.п.
Для добавления второго и последующих столбцов для сортировки воспользуйтесь кнопкой «Добавить уровень» и задайте для него параметры.
Для нашего примера используем трехуровневую сортировку. Для первого уровня зададим сортировку по «Столбец1», порядок «От Я до А». Для второго уровня зададим сортировку по «Столбец2», порядок «По возрастанию». Для третьего уровня по «Столбец3», порядок «По убыванию». Параметры для сортировки везде «значения».
Рассмотрим получившийся результат:
Сначала сортировка прошла по первому столбцу (первый уровень), выделив данные в определенные поддиапазоны (в красной рамке). Далее происходит сортировка второго уровня, но данные сортируются только в пределах определенных первым уровнем поддиапазонов. Отсортировав второй уровень, вновь определяются поддиапазоны (в синей рамке). Затем сортировка происходит по третьему уровню по такому же алгоритму.
Таким образом, можно задавать сортировку в Excel по значительному количеству столбцов.
Также в окне сортировки можно задавать различные параметры.
Сортировка в Excel — это встроенная функция анализа данных. С помощью нее можно выставить фамилии в алфавитном порядке, отсортировать средний балл абитуриентов по возрастанию или убыванию, задать порядок строк в зависимости от цвета или значка и т.д. Также с помощью этой функции можно быстро придать таблице удобный вид, что позволит пользователю быстрее находить необходимую информацию, анализировать ее и принимать решения.
Видео по использованию сортировки Excel
Что можно сортировать?
Excel умеет сортировать данные по тексту (в алфавитном порядке или наоборот), числам (по возрастанию или по убыванию), по дате и времени (от новых к старым, и наоборот). Сортировать можно как по одному столбцу, так и одновременно по нескольким. Например, сначала можно отсортировать всех клиентов в алфавитном порядке, а затем — по общей сумме их покупок. Кроме того, Эксель может сортировать по настраиваемым спискам или по формату (цвет ячейки, цвет текста и т.д.). Обычно сортировка применяется только по колонкам, но есть возможность применять эту функцию и к строкам.
Все указанные настройки этой опции сохраняются вместе с книгой Excel, что позволяет повторно сортировать информацию при открытии книги (если необходимо).
Сортировка данных в Excel
Сортировку в Экселе условно можно разделить на простую и сложную. Простой считается сортировка по возрастанию или по убыванию.
Существует 2 основных типа сортировки — по возрастанию и по убыванию
Итак, перед тем как начать, необходимо открыть Excel и заполнить какой-то информацией. К примеру, можно заполнить 10 ячеек цифрами от 1 до 10. Теперь нужно выделить весь столбец (в данном случае — все 10 ячеек) и выбрать в панели меню пункты «Данные — Сортировка». Откроется новое окно, в котором надо указать, как отсортировать информацию, по возрастанию или по убыванию. Можно, например, выбрать пункт «по убыванию» и нажать кнопку «ОК». Теперь числа будут идти от 10 и до 1. Можно снова открыть окно сортировки и выбрать «по возрастанию» — числа будут идти от 1 до 10. Также эта процедура может выполняться одновременно по 3 колонкам. Хотя такую сортировку лучше выполнять .
Для примера можно создать таблицу, в которой будет храниться информация о товаре на складе. Таблица будет состоять из 3 колонок: наименование, цвет, количество. Товары нужно написать так, чтобы одной и той же категории было несколько. К примеру, ботинки мужские черные (3 модели), ботинки мужские красные (2 модели), туфли женские белые (4 модели) и т.д. Количество может быть любое.
Итак, чтобы включить автофильтр, необходимо выделить весь лист и в панели меню выбрать пункты «Данные — Фильтр — Автофильтр». В ячейках с названиями столбцов (наименование, количество и пр.) должен появиться небольшой значок, при нажатии на который откроется выпадающий список. Наличие такой стрелочки означает, что автофильтр включен правильно. В этом списке можно отсортировать данные по убыванию или по возрастанию, указать, чтобы в таблице отображались только первые 10 наименований (в данном примере эта опция не сработает) или чтобы показывало какой-то определенный товар (например, ботинки мужские). Также можно выбрать пункт «Условие» и указать, например, чтобы программа отобразила все товары, количество которых меньше или равно 10.
Если стрелочка автофильтра окрашена в синий цвет, это означает, что данная колонка уже была отсортирована.
Хитрости сортировки
Допустим, что у пользователя есть таблица, в которой присутствует столбец с названиями месяцев года. И когда необходимо отсортировать его, к примеру, по возрастанию, получается примерно так: август, апрель, декабрь и т.д. А хотелось бы, чтобы сортировка происходила в привычной последовательности, т.е. январь, февраль, март и т.д. Сделать это можно с помощью особой настройки по пользовательскому листу.
Для этого необходимо выделить всю таблицу, открыть окно сортировки и в поле «Порядок» указать пункт «Настраиваемый список». Откроется новое окно, где можно выбрать нужную последовательность месяцев в году. Если такого списка нет (например, название месяцев на английском), то его можно создать самому, выбрав опцию «Новый список».
Отсортировать данные совсем не трудно. Зато в результате можно получить удобную таблицу или отчет для быстрого просмотра необходимой информации и принятия решения.
Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.
Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.
Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.
Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».
Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.
Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».
Список перестраивается в обратном порядке.
Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).
Настраиваемая сортировка
Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.
А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».
После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».
В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:
- Значения;
- Цвет ячейки;
- Цвет шрифта;
- Значок ячейки.
Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.
В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».
Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».
Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».
Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.
Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».
В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».
Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.
Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.
Фильтр
Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.
Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.
Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.
Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.
Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».
Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.
Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, остались только нужные нам данные.
Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».
Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».
Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.
Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».
Умная таблица
Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».
Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».
После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».
Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».
После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».
Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.
При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».
Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.
